L’ufficio Sales Backoffice. Dove nasce la soddisfazione dei clienti Esautomotion.

In tutte le aziende, il servizio di back office permette di gestire al meglio i processi interni ed esterni e di migliorare la qualità percepita del servizio e, quindi, la relazione con il cliente finale.

Si tratta di una funzione di secondo piano solo di nome, perché svolge un ruolo attivo e determinante per garantire la piena soddisfazione delle esigenze della clientela e influenzare positivamente la loro fidelizzazione.

La responsabilità di questo ufficio in Esautomotion è affidata a Grazia Bellei.

“Sono una delle persone con maggiore anzianità (non anagrafica!) in Esautomotion” – esordisce Grazia – “Sono entrata in Esautomotion appena diplomata come perito tecnico e da allora non mi sono più mossa. Negli anni, l’ho vista crescere e trasformarsi da piccola PMI ad azienda internazionale. Ho ricoperto vari incarichi e posizioni: Ufficio tecnico, Collaudo e, a partire dal 2010, Sales Backoffice.

Di cosa si occupa il Sales Backoffice in Esautomotion?     

“Ovviamente la nostra attività principale consiste nel supporto all’Ufficio Vendite” – dichiara Grazia – “Siamo responsabili dell’elaborazione dei preventivi e della gestione degli ordini: caricamento nell’ERP aziendale, contatti con la Produzione per il planning, predisposizione della documentazione relativa alle consegne: bolle di trasporto e fatture, in collaborazione con il reparto contabilità.

“Siamo il punto di riferimento sia per la rete commerciale che per i clienti nella fase del pre- e  after-sales” – aggiunge Grazia – “Teniamo sotto controllo il delivery-time, l’andamento dei pagamenti e rilasciamo i report per la Direzione Generale attraverso l’analisi del fatturato e del venduto”.

“Ci occupiamo anche della pianificazione del lavoro del team di vendita con sede a Carpi” – sottolinea Grazia – “Teniamo copia degli appuntamenti di ogni addetto e ne organizziamo l’agenda. Il nostro riporto funzionale è il Direttore Vendite”. 

Quali sono i requisiti che deve avere chi lavora nel Sales Backoffice?

“Sicuramente tanta pazienza!” – evidenzia Grazia – “Saper dialogare con i clienti, trasmettere sicurezza e affidabilità sono gli ingredienti indispensabili per costruire e mantenere una relazione profittevole con loro. Allo stesso modo, servono ottime capacità di contatto per dialogare con le funzioni interne e ottenere informazioni, conferme, concordare scadenze, risolvere problemi ecc. Molte volte si ottiene di più con un sorriso che con tante mail o telefonate (strizza l’occhio). E’ proprio la qualità del rapporto con i nostri clienti che ci ha consentito di gestire con successo diverse criticità causate dalla mancanza di componenti a causa dell’emergenza pandemica e del contesto internazionale. Siamo sempre riusciti a trovare una soluzione per risolvere tutte le emergenze di consegne senza scontentare nessuno.  Un’altra caratteristica importante è la precisione. Non possiamo sbagliare un preventivo o comunicare dati o informazioni non corrette o approssimative ai clienti o ai nostri venditori”.

Come è cambiato questo lavoro negli anni?

“Velocità e flessibilità! Tutto è più veloce rispetto a qualche anno fa. I tempi sono sempre più compressi, i clienti vogliono la merce per … il giorno prima! Si lavora su ritmi frenetici e bisogna essere capaci di adattarsi a contesti che cambiano quasi quotidianamente. Credo che questo sia uno dei punti di forza di Esautomotion. Siamo fortemente orientati al risultato e non ci paludiamo dietro inutili procedure o “abbiamo sempre fatto così”. E poi c’è la passione che ci spinge ogni giorno a dare il 110% di noi stessi. Senza questa, sarebbe stato impossibile raggiungere i traguardi e la dimensioni attuale di Esautomotion”.